Amsterdam

Notitie 'bloemetje bij trage reactie gemeente'

De gemeente is als bestuursorgaan gehouden zorgvuldig te handelen in het verkeer met inwoners, organisaties en bedrijven (hierna kortheidshalve te noemen: burgers). Besluiten moeten - volgens de Algemene Wet Bestuursrecht - worden genomen na beschouwing van relevante feiten en zorgvuldige afweging van betrokken belangen. Hiervoor heeft de gemeente niet onbeperkt de tijd. In het algemeen moeten burgers binnen zes weken een reactie op een vraag, verzoek of bezwaar ontvangen. In specifieke gevallen gelden soms andere termijnen.

De geldende reactietermijnen zijn veelal bij of krachtens een wettelijke bepaling vastgelegd en geven invulling aan de rechtszekerheid waarop burgers in een democratische rechtsstaat moeten kunnen rekenen. Bovenop de wettelijke maxima heeft de gemeente de mogelijkheid om via eigen beleid (zoals verordeningen of richtlijnen) kortere, "klant"vriendelijkere termijnen te stellen.

Ook vanuit menselijk en praktisch gezichtspunt getuigt het van behoorlijk bestuur als de gemeente niet nodeloos lang over een reactie doet. Veel vragen en verzoeken van burgers gaan over zaken waarmee de gemeente (vrijwel) dagelijks te maken krijgt en zijn niet zo ingewikkeld dat hier een reactietermijn langer dan vier of zes weken voor nodig is. Een tijdige reactie vergt in deze gevallen voldoende (ambtelijke en bestuurlijke) capaciteit, een zorgvuldige planning en een afdoende controle op het daadwerkelijk halen van de gestelde termijnen.

In sommige gevallen zullen burgers zelf de moeite nemen snel aan de bel trekken als een gemeentelijke reactie te lang uitblijft. In andere gevallen wacht men nog maar even af, maar blijft men wel in onzekerheid verkeren over de afdoening. Beide situaties zijn niet optimaal. In het eerste geval zou de extra inspanning van de burger niet nodig moeten zijn. In het tweede geval is de voortdurende onzekerheid niet wenselijk.

De hierboven genoemde aanwezigheid van voldoende capaciteit en zorgvuldige planning moet in principe genoeg zijn om reacties buiten de gestelde termijnen te voorkomen. Een - in zichzelf niet ingewikkeld - controlesysteem kan het daadwerkelijk halen van gestelde termijnen bevorderen. Een dergelijk controlesysteem kan, bijvoorbeeld als een "alerteringsmoment", gentegreerd worden in de planning. Verder geldt natuurlijk: hoe zorgvuldiger de planning, hoe minder noodzaak tot controle tijdens en na afloop van de termijn.

In incidentele gevallen kan het niet halen van een termijn vrkomen. In die gevallen is het (op z'n minst) netjes de betrokken burger hiervan schriftelijk in kennis te stellen n hierbij aan te geven op welk moment de burger de inhoudelijke reactie wel tegemoet kan zien. In gevallen waarin het om een aanvraag (van bijvoorbeeld een vergunning) gaat is zo'n tussentijdse reactie overigens zeer aan te raden, omdat het uitblijven van een reactie van de gemeente door de betrokkene kan en mag worden genterpreteerd als een zogenoemde fictieve weigering. Daarmee wordt het bezwaar- en beroepstraject geopend. In de gevallen waarin geen sprake is van een (voorgenomen) gemeentelijke weigering is dit een onwenselijke situatie. Ook alle andere gevallen van uitblijvende reacties zijn echter onwenselijk. Daarom stelt de SP-fractie het volgende voor.

Als teken van betrokkenheid van de gemeente bij de burger die op een reactie zit te wachten, als geste voor het ongemak dat een langere afdoeningstermijn veroorzaakt, n als prikkel voor de gemeente om in het onderhavige geval en in algemene zin alert te blijven, gaan tenminste twee gemeenten in Nederland over tot het uitreiken van een bloemenbon aan burgers die binnen een geldende termijn geen reactie ontvangen.

Op voorstel van de SP is de gemeente Nijmegen inmiddels gestart met dit systeem, terwijl burgemeester Brekelmans van de gemeente Borne (de SP is hier overigens niet in de raad vertegenwoordigd) in zijn nieuwjaarstoespraak zijn inwoners een dergelijk systeem in het vooruitzicht stelde.

De SP-fractie Amsterdam stelt voor het systeem ook in onze gemeente in te voeren: waar mogelijk nog in 2007, anders met ingang van 1 januari 2008. Voorafgaand aan de feitelijke start van het systeem zal de gemeente Amsterdam voorbereidingen moeten treffen om de benodigde besluitvorming mogelijk te maken. Een aantal belangrijke inhoudelijke componenten hierbij zijn de volgende:

- Stuur in alle gevallen een ontvangstbevestiging, waarin de burger wordt genformeerd over de wijze van afdoening (dienst, afdeling en contactpersoon) en de tijd dat dit maximaal kan duren.
- Wees realistisch en stel haalbare termijnen. De termijnen moeten echter wel altijd binnen de wettelijke maximumtermijnen blijven. Verkort daar waar dat mogelijk is bestaande termijnen. Maak de termijnen breed bekend in gemeentelijke uitgaven en publicaties en op www.amsterdam.nl.
- Verbeter waar nodig de ambtelijke en bestuurlijke processen. Stel voldoende capaciteit beschikbaar, maak een zorgvuldige planning en zorg voor adequate controle tijdens en na afloop van termijnen. Neem de bloemenbon op als onderdeel in het proces.
- De kosten voor (het uitreiken van) de bloemenbon worden doorberekend aan de dienst/afdeling die de termijn overschrijdt. Het invoeren van het "bloemenbonsysteem" als zodanig worden geacht onderdeel uit te maken van het voortdurende gemeentelijke aandachtspunt de dienstverlening op peil te houden en indien mogelijk te verbeteren. De (geringe) organisatorische kosten hiervan worden uit de reguliere budgetten voor interne organisatie en administratieve organisatie betaald.

De raad draagt het college op hiertoe, in overleg met de raad(scommissie), uiterlijk in het tweede kwartaal van 2007 een concreet voorstel ter besluitvorming voor te leggen.

Het lid van de Gemeenteraad,

L.G.F. Ivens.