Amsterdam

Notitie buitenlands werkbezoek

Jaarlijks trekt gemeente Amsterdam 115.000 euro uit voor gemaakte onkosten door bestuurders en ambtenaren in het buitenland. Dit geld wordt gebruikt voor de nuttige buitenlandse werkbezoeken. De SP vraagt zich echter wel af of dit geld altijd zo efficint mogelijk ingezet wordt. Naast dat bij een aantal reisjes de zweem van snoepreisjes bestaat, is in ieder geval de informatievoorziening en besluitvorming over de buitenlandse werkbezoeken niet inzichtelijk voor de raad en de Amsterdammer. Door deze informatie te verbeteren en de richtlijnen aan te scherpen zal de slagkracht en het draagvlak van de buitenlandse reizen vermoedelijk toe kunnen nemen. Dit is dan ook het doel van deze notitie.

Nut reis
Om een buitenlands werkbezoek af te mogen leggen moet er voldaan worden aan n van de onderstaande criteria. Het gaat erom dat er informatie wordt ingewonnen in het belang van het Amsterdamse beleid. Deze informatie kan volgens de 'Richtlijnen werkbezoeken aan het buitenland door het College, het Gemeentebestuur en Ambtenaren Bestuursdienst Amsterdam' (hierna Richtlijnen) om de onderstaande redenen:
- Ter algemene promotie van Amsterdam in het buitenland
- Economische belangen (acquisitie)
- Kennisuitwisseling en het up to date houden van de bestaande kennis
- Bezoeken aan counterparts (hieronder vallen ook de zg. stedenbanden)
- Onderwerp van de reis is gerelateerd aan de in ontwikkeling zijnde projecten
- Passen binnen beleidsnotitie Internationale Samenwerking 2002-2006!

De SP vindt dat een reis nut moet hebben voor de stad. Deze criteria zijn echter zo breed dat het weinigzeggend is. Ook is onvoldoende duidelijk op basis van deze criteria of het nu het beste is dat een bestuurder of ambtenaar gaat of dat dit aan bijvoorbeeld een (top)sporter of iemand uit het bedrijfsleven overgelaten kan worden.

Verder is het afwegen van deze belangen voor de stad nu volgens de Richtlijnen een bevoegdheid van het college. Op zich is dat jammer, want hoe breder er nagedacht wordt over deze bestedingen, hoe efficinter de reis zal worden. Indien bij grote bestedingen er toestemming aan de raad gevraagd moet worden, zal dit tot betere besluitvorming leiden.

Verder worden er redelijk wat buitenlandse werkbezoeken afgelegd. Dit hoeft niet altijd efficint te zijn, maar kan ook doordat er nu eenmaal zo ruim budget is.

De rol van acquisitie is wat vreemd binnen deze gestelde doelen. In het recente verleden is veel gedaan aan acquisitie door wethouders, vooral op het gebied van het binnenhalen van grote sportevenementen. Recent is er echter een evenementenfonds gekomen. Hierin wordt ook de acquisitie geregeld. Het is dubbelop om acquisitie dan ook nog te kunnen bekostigen via het budget van de buitenlandse reisbezoeken.

Huidige beperkingen
Een buitenlands werkbezoek kent natuurlijk wel enkele beperkingen. Op dit moment gelden grofweg de onderstaande beperkingen volgens de Richtlijnen:
- Geen bekostiging via derden
- Maximaal n ambtenaar per bestuurder
- In principe geen partner mee op kosten reisbudget
- Verlening voor priv niet mogelijk in principe
- Openbare verslaglegging
- Relatiegeschenken bijhouden
- Geen individuele reisvoordelen (airmiles e.d.)
- Alleen bij intercontinentale vluchten in 1ste klas (en in trein)
- Zakgeld alleen voor maaltijden en vervoer
- Binnen 14 dagen declareren

Deze beperkingen zijn goed, maar nog onvoldoende. Met name op de verslaglegging is nog veel aan te merken. Deze openbare verslaglegging wordt nog wel eens vergeten of bewust niet gedaan (bijv. bij bezoek van Cohen en Maij aan de Olympische Spelen in 2004). Daarnaast verschilt het niveau van verslaglegging enorm. Zo liet voormalig wethouder Belliot in 2002 een rapport van 33 pagina?s maken over haar bezoek aan de Verenigde Staten. Maar aan de andere kant leverde voormalig wethouder Van der Horst over zijn bezoek in 2003 aan de Baltische staten een artikel van een journalist in. Het ontbreekt duidelijk aan structuur en financiëe verantwoording is er al helemaal niet.
Veel effecten van een buitenlandse reis zijn pas na meerdere jaren te beoordelen. Zo is achteraf te constateren dat de werkbezoeken naar grote sportcentra die voormalig wethouder Maij aflegde voor de geplande Amsterdam Dome in Noord nutteloos zijn gebleken, aangezien deze Dome er niet komt. De effecten van de havenwerkbezoeken zijn slecht te beoordelen op korte termijn, aangezien handelsactiviteiten zich pas in meerdere jaren vertalen. Deze effecten voor de langere termijn worden nu echter niet bijgehouden, waardoor het nut van veel reisjes ook wat onbekend is.
Tot slot is het moeilijk te verklaren richting Amsterdammers dat de bestuurders altijd iets luxer mogen reizen dan de meeste Amsterdammers doen. Snelheid voor een buitenlands bezoek is geboden, maar businessklas of 1ste klas reist niet sneller dan economyclass respectievelijk 2e klas.

Voorstel
De SP stelt de gemeenteraad voor om een aantal wijzigingen aan te brengen bij de richtlijnen voor de buitenlandse werkbezoeken.
1. Toestemming bij de raad aan hand van duidelijke doelstelling en begroting.
Door de raad formeel te laten beslissen over een buitenlands werkbezoek wordt er breder nagedacht voordat er uitgaven gemaakt worden. De raad zou zich dan moeten buigen over de buitenlandse werkbezoeken die meer dan 1.000 euro kosten aan de hand van duidelijk gestelde doelen en een begroting.
2. Acquisitie niet hieronder laten vallen
Acquisitie van evenementen hoort thuis bij het evenementenfonds. Acquisitie kan dan ook geen doel meer zijn om een buitenlands werkbezoek af te leggen op rekening van het budget hiervoor. Dit budget kan verlaagd worden door de komst van het evenementenfonds.
3. Verlagen totale reisbudget
Het totale reisbudget voor buitenlandse werkbezoeken is nu 115.000 euro. Zolang er zoveel geld is, zal dit ook opgemaakt worden. Zeker in het kader van de wens om te snijden in bestuurskosten zal dit bedrag met minimaal 10% verlaagd kunnen worden.
4. Verslaglegging moet aan regels voldoen
De verslaglegging die afgelegd wordt zal meer moeten voldoen aan een aantal duidelijke regels. Zo ontbreekt nu vaak een koppeling met de gemaakte doelen. Door kwaliteitscriteria van de verslagen op te stellen, zal beter kennis genomen kunnen worden van de resultaten van het werkbezoek.
5. Financieel verslag bij de verslaglegging
Bij het verslag ontbreekt nu nog een financieel verslag. Dit verslag kan echter wel meer inzicht geven en efficintere bestedingen mogelijk maken.
6. Monitoren van geboekte resultaten
Aangezien veel bezoeken pas op langere termijn tot (meetbare) resultaten leiden is het goed als de geboekte resultaten ook op langere termijn in de gaten gehouden worden.
7. Geen 1ste klas en businessklas
De meeste Amsterdammers reizen in de 2e klas in de trein en economyclass in het vliegtuig. De Amsterdamse vertegenwoordigers zouden dit ook kunnen doen en daarmee op de kosten besparen.

Laurens Ivens (SP)